Advies

Hoeveel BackCups heb ik nodig?

De juiste hoeveelheid bekers ‘inslaan’ staat voor dezelfde uitdagingen als de bestelling van drank voor uw evenement. Verschillende factoren bepalen het drankverbruik (werkelijke opkomst, het weer, snelheid van werken en doorstroming aan de bars, …). Zo ook het type evenement.

Een ‘traag’ evenement, zoals een groot popconcert met pauze, verbruikt soms maar gemiddeld een halve beker per bezoeker, daar waar carnavalbals en kermissen tot 10 consumpties (bekers) per bezoeker tellen.

De eerste stap in het bepalen van het aantal bekers, is om het drankverbruik van de vorige editie te bekijken en om te zetten naar aantal bekers. Hieronder geven we alvast een aantal vuistregels m.b.t. aantallen. Voorzie hier steeds een extra reserve (+/- 20%), wanneer je voor het eerst met herbruikbare bekers werkt.

  • Voor een ‘snel’ evenement met hoog drankverbruik waarbij bezoekers gemiddeld 3,5 consumpties consumeren (bv. festival of fuif), voorziet men best minstens 2,5 bekers per verwachte bezoeker als op het terrein afgewassen wordt. Als er geen afwas tijdens het evenement mogelijk is (dus als de afwas integraal na het evenement gebeurt), dan is het veilig om 5 à 7 bekers te voorzien per verwachte bezoeker per dag.
  • Voor een ‘traag’ evenement waar de bezoekers gemiddeld 1 consumptie nuttigen, voorziet men best minstens 0,5 beker per verwachte bezoeker als op het terrein afgewassen wordt. Als er geen afwas tijdens het evenement mogelijk is (dus als de afwas integraal na het evenement gebeurt), dan is het veilig om minstens 2 à 3 bekers te voorzien per verwachte bezoeker per dag.
  • Een goed gemiddelde is 2 à 3 bekers per persoon voorzien.

 

Hoe zamel ik de bekers terug in op mijn event?

Werk altijd met een waarborgsysteem voor bekers. Uit ervaring weten we dat events zonder waarborg soms tot 50% van de bekers verliezen wat hoge financiële consequenties heeft en het milieu wordt er niet beter van.

Een efficiënt waarborgsysteem kan op 3 manieren: cash, met jetons of cashless

  • CASH waarborgsysteem
    1 lege beker = minimaal 1 € voor een beker pils of frisdrank, 2 tot 3€ voor andere bekers.
    Bijvoorbeeld in onderstaande situatie:
    De waarborg voor een lege beker heeft de waarde van 1 euro. Een bezoeker die een consumptie wenst, betaalt aan de bar een euro extra als waarborg voor de herbruikbare beker. Telkens de bezoeker een nieuw drankje komt halen, geeft hij/zij de lege beker af, betaalt voor het drankje en krijgt een nieuwe, gevulde beker. Op het einde van het evenement geeft de bezoeker de lege beker terug in ruil voor de waarborg in cash.
    Het ‘1 euro systeem’ is vooral handig bij events waar cash wordt betaald bij afhaling van drankjes.
  • JETON systeem
    1 lege beker = 1 jeton
    De waarborg voor een lege beker heeft de waarde van 1 jeton (waarmee ook drank en eventueel food kan worden besteld). Een bezoeker die een consumptie wenst, betaalt aan de bar een extra jeton als waarborg voor de herbruikbare beker. Telkens de bezoeker een nieuw drankje komt halen, geeft hij/zij de lege beker af, betaalt de nodige jetons voor de drank en krijgt een nieuwe, gevulde beker. Men kan ook een nieuwe consumptie krijgen in ruil voor een aantal lege bekers. Op het einde van het evenement geeft de bezoeker de lege beker terug in ruil voor de waarborg in cash.
  • CASHLESS systeem
    1 lege beker = bedrag op polsbandje
    Voor grotere events is een cashless payment systeem te overwegen. De waarborg wordt automatisch van de bezoeker zijn of haar tegoed gehaald bij een drankbestelling. Na het evenement kan de bezoeker online de borg en het resterende tegoed terugvorderen.

    Aandachtspunten voor het waarborgsysteem:
  • Zet de waarborg hoog genoeg (minimum 1 euro). Dit verlaagt de uitval en zorgt er voor dat de organisatie geen verlies maakt op het verschil tussen borg en kost van de beker.
  • Geef gerust een lager afgerond bedrag in cash terug (bv. 1 euro in plaats van 1,25 euro). Dat is eenvoudiger voor de medewerkers en de extra winst kan de meerkosten van het systeem (afwassen, aankoop of huur van de bekers) compenseren.
  • Zorg dat bekers als eenvoudig betaalmiddel ingezet kunnen worden, zodat het voor de toogmedewerkers niet te complex wordt.
  • Voorzie altijd de mogelijkheid om bekers in te ruilen voor geld, anders kan het op verzet stuiten. Hou de inzamelstand langer open dan de bar, zodat alle bezoekers de kans krijgen hun beker terug te brengen voor de waarborg.
  • Vele bezoekers zien het niet zitten om aan te schuiven om hun borg terug te vragen. Om wachtrijen bij het inleveren van lege bekers te vermijden, kan de bezoeker ook kiezen om de waarborg te doneren aan een goed doel. Een inzamelpunt aan de uitgang of ophaling van de bekers op het terrein zijn hiervoor prima systemen.

 

Bekers afwassen op ons event, hoe doen we dat best?

Benodigdheden:

  • Aansluiting van drinkbaar water.
  • Propere spoelbakken met propere en zachte spoelborstels
  • Bij voorkeur een biologisch afbreekbaar afwasmiddel
  • Voldoende propere en droge handdoeken
  • Afvalwatertank of aansluiting op riool.

Hoe pak je het aan?

  • Zet eigen medewerkers in of een lokale vereniging als afwasteam
  • Plaats de afwasstand naast of ingewerkt in de bar zodat de bekers makkelijk kunnen circuleren zonder veel extra mankracht.
  • Plaats eventueel de afwassers op een centrale plaats op het terrein. Ze is het systeem herkenbaar en worden afwassers echte VIP’s.
  • Voorzie een eindspoeling van de bekers na je event. Stop ze daarna volgens de instructies meteen in de daarvoor voorziene boxen.

 

Hoeveel extra medewerkers moeten we voorzien?

Een circuit van herbruikbare bekers heeft tijdens het event extra medewerkers nodig (beker inwisselstand, afwasstand). Na het evenement bespaart men dan weer op mankracht doordat er minder dient opgeruimd te worden.
Hou best rekening met het volgende:

  • Stel een bekerverantwoordelijke aan:
    • verantwoordelijk om de lege bekers tot bij het afwaspunt of de stockage te brengen,
    • verantwoordelijk om de voorraad propere bekers op peil te houden,
    • brieft de toogmedewerkers,
    • signaleert problemen aan de toogverantwoordelijke of organisator,
    • controleert na het event of alle bekers correct in de boxen worden geplaatst
  • Als er tijdens het evenement ter plaatse wordt afgewassen en het evenement draait volledig op herbruikbare bekers: voorzie dan per 500 bezoekers 1 extra persoon aan de afwasstand.
  • Voorzie per 1000 bezoekers 1 extra persoon bij de stand voor de teruggave van de waarborg. Voor kleine evenementen kan de teruggave van de waarborg aan de kassa (de kassamedewerker heeft op het einde van het evenement toch veel minder werk omdat er minder jetons worden verkocht).

 

Hoe zorgen voor een goede communicatie?

Voor een efficiënt gebruik van herbruikbare bekers is communicatie essentieel. Het is uiterst belangrijk dat iedereen goed op de hoogte is. Men kan niet verwachten dat de bezoekers het systeem begrijpen als de medewerkers zelf niet volledig mee zijn.

  • Zorg dus voor een goede briefing aan de toogmedewerkers over het inzamelsysteem (schriftelijk en mondeling vlak voor het evenement), met aandacht voor:
    • het berekeningssysteem bij betaling met jetons en lege bekers;
    • welke drank in welke beker moet;
    • hoe de lege bekers tot bij het afwaspunt of de stockage geraken en wie hiervoor verantwoordelijk is;
    • hoe de voorraad propere bekers op peil wordt gehouden en wie hiervoor verantwoordelijk is;
    • hoe diefstal kan worden vermeden ;
    • de consumpties door de medewerkers (borg nodig of niet?).
  • Betrek de bezoekers maximaal:
    • kondig het systeem aan op de website en op de sociale media: zowel om het proces duidelijk te communiceren alsook de reden waarom er met herbruikbaar materiaal gewerkt wordt;
    • zorg voor een opvallende inruilstand voor de bekers;
    • voorzie spandoeken of posters die duidelijk maken dat er op het evenement met herbruikbare bekers wordt gewerkt;
    • voorzie regelmatig boodschappen op digitale beeldschermen indien voorhanden.

 

Hoe fraude vermijden?

Wie deze valkuilen kent, kan veel geld en moeite besparen.

  • Vermijd lange wachtrijen aan de toog.
    • Zorg voor goed opgeleide toogmedewerkers
    • Werk indien mogelijk met een ‘doorgeefsysteem’ aan de toog, zodat deze medewerkers zich kunnen focussen op de correcte toepassing van de waarborg, zonder zich te moeten bezighouden met het tappen en inschenken van de dranken.
  • Vermijd fraude (bv. het systematisch te weinig aanrekenen aan de bezoeker door de toogmedewerker of het ontvreemden van bekers uit de stock).
    • Kies je toogmedewerkers goed. Kies bv. eerder voor betrouwbare lokale verenigingen (waar de sociale controle groter is), eigen vrijwilligers of horecaprofessionals.
    • Vergoed de medewerkers of hun organisatie en zorg voor duidelijke afspraken (bv. hoeveel gratis drankbonnetjes voor de vrijwilligers).
    • Zorg voor een afgesloten opstelling van de stock zodat diefstal onmogelijk wordt. Licht hierover ook de security in.
    • Als bezoekers ‘te ijverig’ bekers beginnen in te zamelen: licht hierover het afvalteam in, zodat zij zich kunnen focussen op losse lege bekers.
  • Vermijd dat bekers bij het afval terecht komen.
    • Werk altijd met voldoende hoge waarborg voor bekers (bv. minstens 1 euro).
    • Voorzie voldoende inzamelpunten (aan elke bar en kassa).
    • Voorzie duidelijke communicatie voor bezoekers. Meer inzetten op communicatie (ook over het waarom en de voordelen voor het milieu) vergroot het draagvlak en doet de uitvalpercentages dalen.
    • Werk niet met een combinatie herbruikbare bekers en wegwerp bekers, zodat het voor de bezoeker duidelijk is dat alle bekers voor hergebruik zijn.
    • Geef de bezoekers de mogelijkheid hun bekers te doneren aan een goed doel.
    • Voorzie voldoende medewerkers op het einde van het evenement bij de inruilstand voor de bekers of kassa.
  • Vermijd dat bekers buiten het terrein komen.
    • Plaats een boodschap aan de uitgang: “Beker leeg? Geld terug!”.

 

Tot slot nog deze bedenking. De overgang van een systeem van wegwerpbekers naar herbruikbare bekers gaat gepaard met extra organisatie en doorstartkosten. Maar van zodra bij toekomstige edities van het evenement het nieuwe systeem van herbruikbare bekers in voege is en op punt staat, daalt de werklast en wordt de kost laag. Hergebruik is dus voordelig voor events met meerdere edities.